Whistleblowing – das „Hot Topic“ derzeit. Die „EU-Whistleblower-Richtlinie“ wird wohl noch in 2022 im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt. Danach müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern interne Meldestellen einrichten, die Hinweisgebern die Möglichkeit eröffnen, Missstände zu melden. Die neuen Regelungen schützen Hinweisgeber vor Repressalien, wie einer Kündigung oder einer Versagung der Beförderung. Sie machen zudem Vorgaben zur Bearbeitung der Meldungen, u. a. zu Fristen.
Dieser neue Rechtsrahmen wird in vielen Unternehmen die „Whistle-blowing-Kultur“ ändern. Ein Gutachten der Europäischen Kommission rechnet während der ersten fünf Jahre mit einem Anstieg von 200 % der Fälle, die auf Hinweise von Whistleblowern zurückgehen. Geschäftsführer müssen also nicht nur dafür Sorge tragen, dass die neuen Vorgaben in ihren Unternehmen umgesetzt werden.
Sie sollten auch den anstehenden Kulturwandel positiv begleiten („Tone from the Top“). Denn ein funktionierendes Whistleblowing-System kann Unternehmen vor Finanz- und Reputationsschäden bewahren. Es führt dazu, dass Meldungen zunächst im Unternehmen bleiben und nicht direkt bei den Behörden landen.
Nicht selten betreffen Meldungen, die über Whistleblowing-Systeme eingehen, (vermeintliches) Fehlverhalten der Geschäftsführung. Das liegt daran, dass der Pflichtenkreis der Geschäftsführung naturgemäß größer ist als der des „einfachen Arbeitnehmers“.
Außerdem trägt die prominente Stellung der Geschäftsführung dazu bei, dass das Verhalten genauer unter die Lupe genommen wird. Dabei enthalten Meldungen regelmäßig auch nicht-stichhaltige Vorwürfe.
Die Herausforderung für die Geschäftsführung: Sie muss sicherstellen, dass die Meldung im Einklang mit den Compliance-Prozessen, für die sie eine Mitverantwortung trägt, bearbeitet wird. Zugleich darf sie sich nicht dem Vorwurf aussetzen, die Bearbeitung der Meldung zu ihren Gunsten beeinflusst zu haben.
Diese Herausforderung ist besonders groß, wenn die Geschäftsführung – gewollt oder ungewollt – von den Vorwürfen Kenntnis erlangt.
Wie geht man damit um?
Die Whistleblowing-Systeme sollten so ausgestaltet sein, dass die Geschäftsführung von den gegen sie gerichteten Vorwürfen nicht unbedingt als erste Kenntnis erlangt. Stattdessen sollten andere geeignete und kompetente Personen/Stellen die Meldung „auf den Tisch“ bekommen.
Dort kann die Stichhaltigkeit der Meldung unabhängig geprüft und über die erforderlichen nächsten Schritte entschieden werden. Bei diesem Ablauf kann der Geschäftsführung kein Vorwurf der Einflussnahme gemacht werden. Die Sicherstellung gelingt insbesondere durch folgende Maßnahmen:
Das Unternehmen sollte nicht nur innerbetriebliche Meldewege eröffnen (z. B. Compliance- oder HR-Abteilung, Vorgesetzter, interne Mailadresse), über welche die Meldungen in jedem Fall zunächst bei einem Mitarbeiter des Unternehmens landen. Es sollte auch externe Meldewege anbieten (z. B. webbasiertes System, Ombudsmann, Hotline).
Das verringert das Risiko der zu frühen Kenntnisnahme durch die Geschäftsführung. Denn der über einen externen Meldeweg eingehende Hinweis kann zur weiteren Aufklärung leichter einer Person/Stelle zugewiesen werden, die nicht in die Vorwürfe involviert ist.
Gern beraten wir Sie bei der Implementierung einer solchen Struktur.
Für weitere Informationen: info@hdt-hh.de